الغرض من هذه السياسة:
الغرض من هذه السياسة النقدية هو وضع إرشادات وإجراءات للتعامل مع المعاملات النقدية ومعالجتها وتسجيلها داخل شركتنا. وتهدف هذه السياسة إلى ضمان أمن ودقة ومساءلة جميع الأنشطة المتعلقة بالنقد.

إجراءات التعامل النقدي:
2.1 المقبوضات النقدية:
أ. يجب تسجيل جميع الإيصالات النقدية على الفور وإيداعها سليمة في الحساب البنكي لشركتنا. لا ينبغي الاحتفاظ بالنقود بين عشية وضحاها أو لفترة طويلة.
ب. يجب أن يكون الموظف المعين مسؤولاً عن استلام وتوثيق جميع المقبوضات النقدية.
ج. يجب على أمناء الصندوق إصدار إيصالات مرقمة لجميع المعاملات النقدية والاحتفاظ بسجل للإيصالات الصادرة.
د. يجب على أمناء الصندوق إجراء تسويات دورية للتأكد من أن المبلغ الإجمالي للمقبوضات النقدية يطابق المعاملات المسجلة.

2.2 المدفوعات النقدية:
أ. يجب الموافقة على جميع المدفوعات النقدية وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة.
ب. ينبغي الاحتفاظ بأموال المصروفات النثرية، إن وجدت، في مكان آمن مع وصول محدود. يجب تعيين أمين للمصروفات النثرية للإشراف على الصرف من الصندوق.
ج. وينبغي أن تكون المدفوعات النقدية مدعومة بالوثائق المناسبة (مثل الفواتير والإيصالات) وأن يوافق عليها الموظفون المعتمدون.

2.3 سجلات النقد:
أ. يجب استخدام أجهزة تسجيل النقد وأنظمة نقاط البيع لتسجيل معاملات المبيعات بدقة.
ب. يجب أن يتم تعيين بيانات اعتماد تسجيل دخول فريدة لأمين الصندوق لتتبع المعاملات الفردية وتقليل مخاطر الوصول غير المصرح به.
ج. يجب مراجعة سجلات النقد وأنظمة نقاط البيع بانتظام لضمان الدقة وتحديد أي اختلافات.

الأمن النقدي:
أ. يجب تخزين النقد في أماكن آمنة، مثل الخزائن المقفلة أو آلات تسجيل النقد، لمنع الوصول غير المصرح به.
ب. يجب أن يقتصر الوصول إلى مناطق تخزين النقد على الموظفين المصرح لهم فقط.
ج. وينبغي إجراء فحوصات أمنية منتظمة لتحديد ومعالجة أي نقاط ضعف.

التسوية النقدية وإعداد التقارير:
أ. يجب تسوية المعاملات النقدية على أساس منتظم، مثل اليومية أو في نهاية كل وردية.
ب. ويجب أن تتضمن التسوية مقارنة المقبوضات والمصروفات النقدية مع المعاملات المسجلة لتحديد أي اختلافات.
ج. وينبغي التحقيق في التناقضات وحلها على الفور، وينبغي اتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة.
د. ينبغي الاحتفاظ بسجلات نقدية دقيقة لأغراض التدقيق وإعداد التقارير.

التدريب والامتثال:
أ. يجب أن يتلقى الموظفون الذين يتعاملون مع النقد التدريب المناسب على إجراءات التعامل مع النقد، والتدابير الأمنية، ومنع الاحتيال.
ب. يجب مراقبة الالتزام بالسياسة النقدية وتنفيذها بشكل منتظم.
ج. وينبغي الإبلاغ عن أي مخالفات أو انتهاكات مشتبه بها للسياسة النقدية إلى الإدارة أو السلطة المعينة.

تعويم النقدية:
أ. إنشاء تعويم نقدي، وهو المبلغ الأولي من النقد المقدم لأمين الصندوق أو الموظفين المعينين لإجراء التغيير وإجراء المعاملات النقدية.
ب. تحديد المبلغ المناسب للتعويم النقدي بناءً على الحجم النموذجي للمعاملات والحاجة إلى الاحتفاظ بفئات التغيير الكافية.
ج. يجب أن يكون أمناء الصندوق مسؤولين عن الحفاظ على عواماتهم النقدية وتسويتها طوال نوبات عملهم.

الودائع النقدية:
أ. حدد بوضوح وتيرة وعملية إيداع الأموال النقدية في الحساب البنكي المخصص للشركة.
ج. نحن نفكر في تطبيق ضوابط مزدوجة، حيث يشارك موظفان في عملية الإيداع لتعزيز المساءلة وتقليل مخاطر الاحتيال.

أدوار ومسؤوليات التعامل مع النقد:
أ. حدد بوضوح أدوار ومسؤوليات الموظفين المشاركين في التعامل مع النقد، بما في ذلك أمناء الصندوق وأمناء النقد والمشرفين والمديرين.
ب. حدد المهام والواجبات المحددة المخصصة لكل دور، مع ضمان الفصل بين الواجبات حيثما كان ذلك مناسبًا للحفاظ على الضوابط والتوازنات.

الفائض النقدي والنقص:
أ. وضع إجراءات للتعامل مع الفائض النقدي والنقص الذي قد يحدث أثناء عملية التسوية.
ب. تحديد عتبة الإبلاغ والتحقيق في الزيادات والنقص.
ج. توثيق الخطوات الواجب اتخاذها عند تحديد التناقضات، مثل إجراء تحقيق شامل، وإخطار الإدارة، وتنفيذ الإجراءات التصحيحية.

منع الاحتيال والكشف عنه:
أ. تنفيذ تدابير لمنع واكتشاف الاحتيال المتعلق بالنقد، مثل عمليات التدقيق المنتظمة، والجرد النقدي المفاجئ، والضوابط الداخلية.
ب. تعزيز بيئة السلوك الأخلاقي وتشجيع الموظفين على الإبلاغ عن أي أنشطة أو مخاوف مشبوهة.

التوثيق وحفظ السجلات:
أ. تحديد الوثائق المطلوبة لجميع المعاملات النقدية بما في ذلك الإيصالات والفواتير والأدلة المؤيدة لها.
ب. إنشاء نظام لحفظ السجلات للحفاظ على سجلات دقيقة ومنظمة للمعاملات النقدية والتسويات والوثائق ذات الصلة.
ج. تحديد فترة الاحتفاظ بالسجلات المتعلقة بالنقد بما يتوافق مع المتطلبات القانونية والتنظيمية.